Was Ospikey für Sie erledigt, von der Buchung bis zur Abreise
Ein Werkzeug für eine klare Aufgabe: Jeder Gast wird erfasst und gemeldet, ohne dass Sie vor Ort sein müssen.
Gäste-Check-in
Ein Bildschirm pro Schritt, große Felder und die eigene Sprache: Das Formular ist in wenigen Minuten ausgefüllt.
- Ein Formular pro GastDie ganze Gruppe nutzt denselben Link, und jede Person füllt ihr eigenes Formular aus, gleichzeitig und am eigenen Handy.
- Ausweis mit der Kamera lesenDie MRZ von Pass oder Ausweis füllt Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Dokumentnummer aus.
- Unterschrift nach WahlMit dem Finger gezeichnet oder automatisch per Bestätigungshäkchen, je nach Einstellung des Unterkunftsprofils.
- Minderjährige und Wohnsitz, ganz klarDas Formular fragt je nach Alter nur das Nötige ab und schlägt für Spanien die Gemeinde anhand der Postleitzahl vor.
Meldung an SES.Hospedajes
Sie hinterlegen Ihre SES.Hospedajes-Zugangsdaten einmal, Ospikey kümmert sich um jede Meldung.
- Automatische MeldungSobald alle Gäste einer Buchung fertig sind, wird die Meldung verschickt, ohne dass Sie etwas tun müssen.
- Warteschlange mit WiederholungenIst der Dienst des Ministeriums nicht erreichbar, wird später erneut gesendet, ohne Dubletten.
- Beleg gespeichertDie Antwort von SES.Hospedajes bleibt bei der Buchung, falls Sie die Meldung einmal nachweisen müssen.
- Verständliche FehlerLehnt SES.Hospedajes eine Angabe ab, sehen Sie welche, korrigieren sie und senden erneut.
Buchungen und Unterkünfte
Alles nach Anreise sortiert, mit dem Check-in-Status jeder Buchung auf einen Blick.
- Excel-ImportUnterkünfte und Buchungen aus einer Tabelle laden; fehlerhafte Zeilen zeigen wir vor dem Speichern an.
- Link und QR pro BuchungLink kopieren, per WhatsApp teilen oder bei Ankunft den QR-Code zeigen.
- QR-Aushang in der UnterkunftÜber die öffentliche Seite der Unterkunft finden Gäste ihre Buchung mit dem Anreisedatum.
- Für den Gast ausfüllenKommt jemand ohne Check-in an, erledigen Sie ihn im Konto, auch mit der Kamera.
Nachrichten an Gäste
Der Check-in-Link kommt von selbst, in der Sprache des Gastes und mit Ihrem Namen als Absender.
- Automatischer ZeitpunktBei Anlage der Buchung und einige Tage oder Stunden vor Anreise, wie Sie es einstellen.
- Sechs SprachenFertige Texte auf Spanisch, Englisch, Italienisch, Portugiesisch, Deutsch und Französisch, die Sie anpassen können.
- Vor dem Aktivieren testenSchicken Sie sich ein Beispiel, um zu sehen, was der Gast erhält.
- VersandverlaufSie sehen, was wann verschickt wurde und ob es ankam, Buchung für Buchung.
Team und Rechte
Arbeiten Sie mit Ihrem Team, ohne Passwörter zu teilen.
- Klare RollenEigentümer, Verwalter, Reinigung oder nur Lesen: Jede Rolle sieht und tut nur, was ihr zusteht.
- Zugriff pro UnterkunftLegen Sie fest, welche Unterkünfte jedes Teammitglied sieht.
- Einladungen per E-MailJede Person legt ihr eigenes Passwort und ihre Zwei-Faktor-Anmeldung an.
- Mehrere Firmen, ein ZugangWenn Sie für mehrere Eigentümer verwalten, wechseln Sie das Konto ohne Abmeldung.
Sicherheit und Datenschutz
Wir behandeln die Daten Ihrer Gäste als Hochrisikodaten, denn das sind sie.
- Zwei-Faktor-Anmeldung ist PflichtPer Authenticator-App, E-Mail-Code oder Backup-Codes, für alle Nutzer.
- Sensible Daten verschlüsseltIdentitätsdaten und Ausweisfotos werden verschlüsselt gespeichert und erscheinen nie in technischen Protokollen.
- Automatische LöschungAusweisfotos werden 30 Tage nach der Abreise gelöscht, Gästedaten nach Ablauf der gesetzlichen Frist von 3 Jahren.
- AktivitätsprotokollJede sensible Aktion wird protokolliert: wer, was und wann. Die Daten liegen auf Servern in der EU.
Demnächst
Wir arbeiten daran. Wenn Sie es brauchen, schreiben Sie uns, und wir melden uns, sobald es fertig ist.
Überlassen Sie den Check-in-Papierkram Ospikey
Konto anlegen, erste Unterkunft hinzufügen und dem nächsten Gast den Check-in-Link schicken.